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ASISTENTE ADMINISTRATIVO

REMOTO | TIEMPO COMPLETO
ROL: Asistente Administrativo para Digital Minds LA LLC - Posición Llena

Como Asistente Administrativo y Asistente Personal del CEO en un entorno remoto, serás esencial para garantizar la operación fluida de las tareas diarias y la gestión eficiente de múltiples marcas bajo la supervisión del CEO.

 

Este rol demanda habilidades excepcionales de organización, comunicación y la capacidad de manejar múltiples tareas de manera efectiva desde cualquier ubicación.

 

Trabajarás estrechamente con el CEO, apoyándolo en su agenda diaria, coordinando reuniones virtuales, y asegurando que todas las necesidades administrativas y personales se cumplan con la máxima eficiencia. Además, serás un punto clave en la creación y gestión de la comunidad, comunicándote con los miembros de su comunidad y gestionando recursos valiosos para ellos.

 

Se prefiere una persona bilingüe en inglés y español para facilitar la comunicación con diversos stakeholders y con disponibilidad para viajar tanto en Latinoamérica como en los EE.UU. 

Responsabilidades:

  • Experiencia previa como Asistente Administrativo o Asistente Personal, preferiblemente en un entorno digital.

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  • Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.

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  • Fuerte capacidad para manejar múltiples tareas y prioridades con precisión y eficiencia.

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  • Habilidades excepcionales de comunicación, tanto escritas como verbales. Debe saber manejar  redes sociales (Linkedin, Youtube, Instagram)

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  • Capacidad para trabajar de manera independiente y en equipo, con un enfoque proactivo para resolver problemas.

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  • Conocimiento avanzado de software para emprendedores digitales, incluyendo Microsoft Office, embudos de ventas y herramientas de gestión digitales de proyectos.

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  • Alta atención al detalle y compromiso con la calidad del trabajo.

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  • Discreción y capacidad para manejar información confidencial con integridad.

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  • Bilingüe en inglés y español, preferiblemente con experiencia en entornos multiculturales.

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  • Experiencia en la gestión y desarrollo de comunidades, con habilidades para comunicar y subir recursos en plataformas digitales.

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  • Disponibilidad para viajar frecuentemente en Latinoamérica y los EE.UU., apoyando al CEO en sus funciones en diferentes ubicaciones.

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  • Capacidad para trabajar de manera efectiva en un entorno remoto, asegurando una alta productividad y cumplimiento de todas las responsabilidades.

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BENEFICIOS: 

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  • Varían de acuerdo a tu país de residencia. 

  • Bonos, Tiempo Libre, Vacaciones remuneradas. 

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Gestión de la Agenda del CEO:

  • Coordinar y gestionar la agenda diaria del CEO, asegurando que todas las reuniones y compromisos estén organizados de manera eficiente.

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  • Programar y organizar reuniones internas y externas (principalmente virtuales), incluidas videoconferencias, llamadas telefónicas y eventos en línea.

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  • Priorizar y gestionar las solicitudes de reuniones con el CEO, filtrando y delegando según sea necesario.

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  • Mantener al CEO informado sobre los cambios en su agenda y proporcionar recordatorios oportunos sobre compromisos importantes.

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Soporte Administrativo:

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  • Asistir en la preparación de documentos, informes, presentaciones y correspondencia para el CEO.

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  • Manejar la correspondencia entrante y saliente, filtrando y redirigiendo según sea necesario.

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  • Gestionar archivos y documentos, asegurando que estén organizados y sean de fácil acceso en un entorno virtual.

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  • Coordinar y organizar viajes de negocios del CEO, incluyendo la reserva de vuelos, hoteles y transporte.

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Gestión de Comunicaciones:

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  • Actuar como primer punto de contacto para las comunicaciones entrantes al CEO, incluyendo llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes en plataformas digitales.

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  • Redactar y revisar correos electrónicos y otras comunicaciones en nombre del CEO.

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  • Mantener la confidencialidad de la información sensible y manejar todas las comunicaciones con discreción.

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  • Facilitar la comunicación en inglés y español, según sea necesario, para asegurar la efectividad en la interacción con diversos stakeholders.​

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Soporte Personal al CEO:

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  • Ayudar con las tareas personales del CEO según sea necesario, como la gestión de citas personales y organización de eventos familiares.

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  • Manejar solicitudes personales y confidenciales del CEO con profesionalismo y discreción.

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Mejora de Procesos:

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  • Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y administrativa en un entorno remoto.

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  • Desarrollar y mantener sistemas de organización y procesos que optimicen la gestión del tiempo y las actividades del CEO.

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Asistencia en Reuniones:

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  • Preparar agendas, tomar notas y realizar el seguimiento de las acciones derivadas de las reuniones del CEO.

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  • Asegurarse de que el CEO esté bien preparado para todas las reuniones, proporcionando documentos y materiales necesarios con antelación.

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Mantenimiento de la Oficina Virtual del CEO:

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  • Asegurarse de que el espacio de trabajo virtual del CEO esté organizado y equipado con los materiales necesarios.

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  • Coordinar con el personal de soporte para garantizar un ambiente de trabajo eficiente y bien mantenido en un entorno remoto.

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Vinculación Interdepartamental:

  • Facilitar la comunicación y colaboración entre el CEO y los diferentes departamentos y marcas.

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  • Asegurar una comunicación fluida y la ejecución efectiva de las directrices del CEO a través de la organización, principalmente de forma virtual.

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Supervisión de la Correspondencia Legal y de Cumplimiento:

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  • Mantener la supervisión de los documentos y comunicaciones legales y de cumplimiento relevantes.

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  • Coordinar con asesores legales y equipos de cumplimiento para asegurar que las operaciones del CEO y de la empresa estén alineadas con las regulaciones.

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Creación y Gestión de la Comunidad:

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  • Desarrollar y fomentar una comunidad sólida y comprometida alrededor de las marcas del CEO, actuando como un enlace clave.

  • Comunicarte con los miembros de la comunidad de manera proactiva, respondiendo a sus preguntas y preocupaciones y asegurando una experiencia positiva.

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  • Subir y gestionar recursos valiosos para los miembros de la comunidad, como contenido educativo, anuncios de eventos y actualizaciones de productos en WhatsApp & Skool. .

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  • Coordinar y organizar eventos comunitarios, tanto en línea como presenciales, para aumentar la interacción y el compromiso de la comunidad.

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  • Recopilar y analizar el feedback de la comunidad para informar las estrategias de mejora continua y el desarrollo de contenido relevante.

 

Disponibilidad para Viajar:

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  • Disponibilidad para viajar tanto en Latinoamérica como en los EE.UU., apoyando al CEO en eventos, reuniones y proyectos en diferentes ubicaciones.

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  • Coordinar y organizar todos los aspectos logísticos relacionados con los viajes, asegurando un desplazamiento eficiente y sin contratiempos.

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Requisitos:

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